Lo que dice la ley si tu cliente es una empresa o un autónomo
Entre empresas y profesionales se aplica la Ley 3/2004, de lucha contra la morosidad en las operaciones comerciales. No se aplica cuando tu cliente es un particular: con consumidores rige lo que hayáis pactado y la normativa de consumo.
- Si no se ha pactado nada, el plazo de pago es de treinta días naturales desde que se reciben las mercancías o se presta el servicio.
- Si se pacta un plazo, la ley no permite que supere los sesenta días naturales.
- La factura debe llegar al cliente antes de que se cumplan quince días naturales desde la entrega o el servicio.
- Si el cliente paga tarde, se devengan intereses de demora: los pactados o, si no hay pacto, el tipo del Banco Central Europeo más ocho puntos, que se publica cada semestre.
- Costes de cobro: el artículo 8 da derecho a cobrar una cantidad fija de 40 € que se añade a la deuda, más los costes de cobro acreditados que la superen, salvo que el deudor no sea responsable del retraso.
Saberlo no significa que tengas que reclamar intereses a tu mejor cliente a la primera. Significa que cuando alguien te dice «nosotros pagamos a 120 días», no es una ley natural: es una condición que puedes discutir.
El error de base: empezar a trabajar sin hablar de cobro
La mayoría de los retrasos no vienen de clientes malintencionados, sino de presupuestos que no dicen cuándo ni cómo se paga. Si el presupuesto solo pone el precio, el cliente aplicará su costumbre, y su costumbre suele ser pagar cuando le viene bien.
Añade siempre al presupuesto un bloque de condiciones: cuánto se paga al aceptar, cuánto en cada fase, en qué plazo desde la factura y por qué medio. Una línea bien escrita ahorra muchas llamadas.
Tres fórmulas para cobrar antes
Anticipo al aceptar
Pedir una parte al aceptar el presupuesto es normal en muchos oficios y en casi cualquier encargo a medida. Cubre el material, filtra a quien no está decidido y te evita empezar trabajando gratis. El porcentaje depende del sector y del coste de lo que tienes que comprar para empezar; lo importante es que exista.
Pagos por hitos
En proyectos de semanas o meses, divide el precio en entregas concretas: diseño aprobado, instalación terminada, puesta en marcha. Cada hito es una factura. Así nunca vas por delante del cliente más de una fase, y si el proyecto se para, lo cobrado corresponde a lo hecho.
Cuota periódica en lugar de proyecto
Si prestas un servicio continuo (mantenimiento, asesoría, gestión), cobra una cuota mensual domiciliada a principio de mes en lugar de facturar a final de trimestre. Tu tesorería lo notará desde el primer mes, y lo desarrollamos al hablar de nuevas vías de ingresos recurrentes.
Un calendario de cobro que no depende de tu memoria
| Momento | Qué hacer |
|---|---|
| Al aceptar | Confirmar por escrito condiciones de pago y datos de facturación correctos |
| Al entregar | Emitir la factura el mismo día, no a final de mes |
| Unos días antes del vencimiento | Recordatorio amable con la factura adjunta |
| Día siguiente al vencimiento | Llamada o mensaje: preguntar si hay algún problema con la factura |
| Dos semanas de retraso | Correo formal con la fecha comprometida y mención a las condiciones pactadas |
| Retraso que se alarga | Pausar trabajos nuevos y valorar con tu asesoría la reclamación, incluidos intereses y los 40 € por factura |
El paso que más se salta es el segundo. Facturar tarde es regalar días de plazo, y la ley cuenta desde la entrega, pero el cliente suele contar desde que le llega la factura.
Si tus clientes son particulares
La Ley 3/2004 no protege el cobro frente a consumidores, pero con particulares el retraso suele tener otra forma: el cliente que dice «ya te hago la transferencia» y no la hace, o el que paga la mitad y deja el resto «para el mes que viene». Aquí las herramientas son más sencillas y funcionan mejor:
- Cobro en el momento de terminar, con datáfono o enlace de pago, en lugar de dejar la factura para después.
- Anticipo proporcional al material en trabajos a medida: si hay que comprar piezas o encargar algo, esa parte se paga antes.
- Presupuesto firmado con el importe y la forma de pago. Un «sí» por WhatsApp sirve como prueba, pero un presupuesto aceptado por escrito es mucho más claro.
- Financiación de una entidad para importes que el cliente no puede asumir de golpe, en vez de aplazarle tú el pago sin garantías.
Y una regla que ahorra disgustos con cualquier tipo de cliente: no empieces un trabajo nuevo para quien todavía te debe el anterior. Parece evidente, pero es de los errores que más vemos en negocios de servicios, porque decir que no a un cliente habitual cuesta.
¿Y si el cliente grande no acepta condiciones?
Hay empresas con procesos rígidos donde no vas a cambiar el plazo. En ese caso, ajusta el precio a lo que te cuesta esperar, limita el volumen que trabajas con ellas para que no te ahogue la tesorería y no les des prioridad sobre clientes que pagan en plazo. Si además ese cliente supone una parte muy grande de tu facturación, el problema es doble, y lo tratamos en el artículo sobre depender de un solo cliente.
Revisar condiciones de cobro es de las primeras cosas que hacemos en la consultoría para PYMES, porque mejora la tesorería sin vender un euro más. Para reclamar una deuda concreta, apóyate siempre en tu asesoría.
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